Trots all elektronisk utrustning som finns idag använder man fortfarande i stor utsträckning vanlig pappersdokumentation. Detta leder också till ett behov av förvaring av dessa dokument på ett säkert sätt. Godkända arkivskåp kommer i olika utformningar och storlekar.
Till att börja med ska man kontrollera noga för vad det är godkänt. Man kan till exempel tro att brandsäkra och brandklassade skåp är det samma. Men för godkända arkivskåp ska man se till att de är brandklassade. Ett brandsäkert skåp kanske inte brinner, men innehållet kan även bli förstört om temperaturen utanför är för hög. För att ett skåp ska bli godkänt måste det skydda de papper som finns inuti. Man brukar specificera hur många minuter man har på sig innan dokumenten blir förstörda, ofta är det upp till en eller två timmar.
Godkända arkivskåp är viktiga ur ett försäkringsbolags vinkel. Det är klart att ingen vill förlora viktig information, vare sig det handlar om brand eller inbrott. Men om man inte får ut någon ersättning för sina förluster så blir det dubbelt kännbart. Det är därför mycket bättre att satsa på ett skåp som är godkänt, och vara uppmärksam på för vad.
Det är inte bara på kontoret som man behöver godkända arkivskåp. De allra flesta privatpersoner har en hel del dokument och värdehandlingar som de inte vill förlora. Pass, bankpapper och mycket annat som man använder mer eller mindre ofta. Genom att investera i ett skåp som är godkänt, även hemma, kan man skydda dessa papper från brand och stöld. En del är ganska små, som hurtsar som man får plats med under skrivbordet. Andra är större och har plats för många pärmar och andra dokument.
Vissa godkända arkivskåp är gjorda så de kan användas som bokhyllor under dagtid. Detta tack vare att dörrarna är utformade så att man kan komma åt pärmar och annat utan att öppna dörrarna mer än 90 grader. Det är även vanligt med dessa skåp att man har två dörrar istället för bara en bred dörr. Därmed behöver man inte så mycket utrymme framför skåpen. Man kan ställa dem bredvid varandra och därmed spara plats. När man sedan stänger för dagen är det bara att låsa dessa godkända arkivskåp. Ett skåp som är godkänt är som en garanti för att ens viktiga dokument och papper är väl skyddade. Vad som än händer har man större möjlighet att inte förlora allt sitt hårda arbete.
